Rechtliche Informationen · DSGVO
Datenschutzhinweise
Dies ist eine Übersetzung zu Ihrer Information. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die slowakische Fassung maßgebend.
1 Verantwortlicher
Verantwortlicher ist Esentra, s.r.o. mit Sitz in Levočská 7711/47, 080 01 Prešov, Slowakei, Firmennummer (IČO): 47 183 721, eingetragen im Handelsregister des Bezirksgerichts Prešov, Abteilung Sro, Einlage Nr. 28128/P, E-Mail info@esentra.sk, Telefon +421 948 479 339. In Datenschutzangelegenheiten erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.
Diese Hinweise betreffen Personen, die ein Konto im Dienst Visitics haben, Kontaktpersonen unserer Kunden sind oder die Seiten von www.getvisitics.com besuchen. Wie die Daten der Besucher der Websites unserer Kunden verarbeitet werden, beschreibt Abschnitt 10.
2 Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer
| Personenbezogene Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash (sofern Sie ein Passwort festlegen), Sprache, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Zustimmung zu den Bedingungen und deren Version | Einrichtung und Führung des Kontos, Erbringung des Dienstes | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) | Solange das Konto besteht; ein Konto, das keiner Organisation angehört und in das sich 12 Monate lang niemand angemeldet hat, löschen wir nach einem Hinweis per E-Mail und Ablauf von 30 Tagen |
| Anmeldung mit Google oder Facebook, sofern Sie sie nutzen: die Kennung, die Ihnen der Anbieter zugewiesen hat, die E-Mail-Adresse, die der Anbieter bei der Verbindung angegeben hat, der Zeitpunkt der Verbindung und der letzten Nutzung; bei einem neuen Konto auch der Name aus dem Profil | Anmeldung und Registrierung ohne Passwort, Verbinden und Trennen einer Anmeldemethode, Sicherheitshinweis per E-Mail über eine neue Verbindung | Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten (Hinweis) | Bis zur Trennung in den Kontoeinstellungen oder bis zur Auflösung des Kontos; Zugriffstoken des Anbieters werden nicht gespeichert |
| Mitgliedschaft in einer Organisation, Rolle, Einladungen | Zugang zu den Websites der Organisation | Vertragserfüllung | Solange die Mitgliedschaft besteht; Einladungen höchstens 37 Tage |
| Einstellungen der E-Mail-Berichte und Hinweise | Versand von Berichten und Hinweisen auf Probleme der Website | Vertragserfüllung | Solange die Mitgliedschaft besteht; Abmeldung mit einem Klick in jeder E-Mail |
| Aktive Anmeldungen: Browser, Betriebssystem, ungefährer Ort (Stadt, Land), ermittelt aus der IP-Adresse, die nicht gespeichert wird, Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Aktivität | Übersicht der Anmeldungen, Abmeldung aus der Ferne, Schutz des Kontos | Berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | Bis zur Abmeldung, höchstens 14 Tage |
| Zwei-Faktor-Authentifizierung, wenn Sie sie einschalten: das verschlüsselte App-Geheimnis und Hashes der Wiederherstellungscodes | Schutz des Kontos | Vertragserfüllung | Solange die Authentifizierung eingeschaltet ist |
| Sicherheitsereignisse des Kontos: Anmeldungen und fehlgeschlagene Anmeldeversuche, eine vorübergehende Sperre danach, Ein- und Ausschalten der Zwei-Faktor-Authentifizierung, geänderte Passwörter und E-Mail-Adressen, Verbinden und Trennen einer Anmeldemethode; bei jedem Ereignis das Gerät und ein ungefährer Ort, ermittelt aus der IP-Adresse, die nicht gespeichert wird | Eine Übersicht für Sie in den Kontoeinstellungen, Schutz des Kontos, Bearbeitung von Supportanfragen, Erkennen von Missbrauch (zum Beispiel wiederholt falscher Passwörter) | Berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten und des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | 90 Tage |
| Rechnungsdaten der Organisation, Ergebnis der Prüfung der USt-IdNr. im VIES-System, Rechnungen, Zahlungsaufforderungen und Zahlungen (auch nach dem Löschen der Organisation, mit ihrem Namen) | Rechnungsstellung und Buchführung | Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) nach dem slowakischen Gesetz Nr. 431/2002 Slg. über die Rechnungslegung und dem Gesetz Nr. 222/2004 Slg. über die Mehrwertsteuer | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen |
| Überweisungen aus dem Kontoauszug der Fio banka (nur Zahlungen mit einem Verwendungszweck des Dienstes): Datum, Betrag, Verwendungszweck, Name und Kontonummer des Zahlers, Nachricht an den Empfänger | Zuordnung der Zahlungen und Aktivierung des Tarifs | Vertragserfüllung; Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Buchführung) | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Zahlung |
| Protokoll der Änderungen in der Organisation und im Konto (wer was wann geändert hat — bei Änderungen durch den Kunden ohne IP-Adresse) einschließlich der Änderungen durch unseren Support | Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen | Berechtigtes Interesse an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen | Änderungen durch den Kunden in der Organisation, solange sie besteht; Änderungen durch den Support und Änderungen des Kontos außerhalb einer Organisation 2 Jahre; nach dem Löschen des Kontos bleibt im Protokoll statt der E-Mail-Adresse nur die Nummer des Kontos |
| Einwilligung in die Einsichtnahme des Supports in die Übersichten und Protokoll der Einsichtnahmen: wer die Einwilligung erteilt oder widerrufen hat, ihr Umfang und ihre Dauer, der Supportmitarbeiter, der Grund, die Zeit und die aufgerufenen Seiten | Zugriff des Supports auf die Daten des Kunden nur mit dessen Einwilligung oder in einem Notfall und seine Kontrolle (Punkt 9.4 der Bedingungen, Punkt 7.3 des Vertrags über die Auftragsverarbeitung) | Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit der Zugriffe auf Daten | Einwilligungen und die Übersicht der Einsichtnahmen, solange die Organisation besteht; das Protokoll der aufgerufenen Seiten 2 Jahre |
| Anfrage, einem anderen Mitglied der Organisation die Rolle des Inhabers zu erteilen: der Anfragende, der Nachweis seiner Befugnis, für den Kunden zu handeln (zum Beispiel ein Handelsregisterauszug), und die Widersprüche der Inhaber | Wiederherstellung der Verwaltung der Organisation (Punkt 4.6 der Bedingungen) | Berechtigtes Interesse des Kunden und unseres an der Wiederherstellung der Verwaltung der Organisation und an deren Nachweis | 2 Jahre |
| Hash der IP-Adresse und der E-Mail-Adresse bei Versuchen der Anmeldung, Registrierung und Passwortrücksetzung | Schutz vor Missbrauch und dem Erraten von Passwörtern | Berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes | Höchstens 1 Tag |
| Links zur Bestätigung der E-Mail-Adresse, zur Bestätigung einer neuen E-Mail-Adresse und für ein neues Passwort (nur als Hash gespeichert) und die neue E-Mail-Adresse bis zu ihrer Bestätigung | Bestätigung der Inhaberschaft der E-Mail-Adresse; bei einer Änderung ein Hinweis an die bisherige Adresse | Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten (Hinweis) | 48 Stunden bzw. 1 Stunde |
| Nachrichten im Postfach des Dienstes einschließlich Mitteilungen über Änderungen der Bedingungen (mit dem Zeitpunkt der Zustellung und des Lesens) | Support, Tarifanfragen, Mitteilungen zum Dienst und zu Änderungen der Bedingungen | Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Kunden und am Nachweis der Zustellung von Mitteilungen | Solange das Konto besteht; mit dem Löschen des Kontos werden sie gelöscht |
| Kommunikation per E-Mail mit unserem Support | Support und Bearbeitung von Anfragen | Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Kunden | Während der Zusammenarbeit und 4 Jahre nach ihrem Ende (Verjährungsfrist nach § 397 des slowakischen Handelsgesetzbuchs) |
| Interne Notizen des Supports zu Ihrem Konto oder Ihrer Organisation (zum Beispiel eine telefonisch getroffene Absprache) | Kontinuität und Qualität des Kundensupports | Berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Betreuung der Kunden | Solange das Konto bzw. die Organisation besteht |
| Protokoll der versendeten E-Mails: Adresse des Empfängers, Art und Betreff der E-Mail, Sprache, Ergebnis der Zustellung und Meldung des Mailservers | Nachweis und Klärung der Zustellung von E-Mails (zum Beispiel einer nicht angekommenen Einladung) | Berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Zustellung von E-Mails und am Nachweis der Zustellung von Mitteilungen | 90 Tage |
| Adressen, die der Mailserver als nicht existierend abgewiesen hat oder bei denen uns ihr Inhaber mitgeteilt hat, dass wir nicht an sie schreiben sollen | Schutz der Zustellbarkeit von E-Mails; an eine solche Adresse senden wir nur Nachrichten, die Sie gerade angefordert haben (zum Beispiel ein neues Passwort), und Mitteilungen, die den Vertrag betreffen | Berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Zustellung von E-Mails | Bis zur Entfernung von der Liste oder bis zum Löschen des Kontos, höchstens 2 Jahre |
| Einwilligung in den Empfang von Neuigkeiten und Angeboten per E-Mail, sofern Sie sie erteilen: die E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Art der Erteilung, der Wortlaut der Einwilligung, Zeitpunkt und Art des Widerrufs | Versand von Neuigkeiten und Angeboten des Dienstes Visitics per E-Mail; Nachweis der Einwilligung | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 116 Abs. 3 des slowakischen Gesetzes Nr. 452/2021 Slg. über elektronische Kommunikation); der Nachweis der Einwilligung: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und § 116 Abs. 5 desselben Gesetzes) | Angebote bis zum Widerruf der Einwilligung (in den Kontoeinstellungen, über den Link in jedem Angebot oder durch Löschen des Kontos); der Nachweis der Einwilligung 4 Jahre ab ihrem Widerruf |
| Fragen an den KI-Analysten | Erstellen der Antwort in der Übersicht | Vertragserfüllung | Nach Erstellung der Antwort nicht gespeichert; erfasst wird nur die Zahl der Fragen im Monat (Kontingent des Tarifs) |
| Antworten von Mitgliedern auf Anfragen aus dem KI-Chatbot und auf Feedback mit Kontakt: der Text und die E-Mail-Adresse des Mitglieds als Adresse für die Antwort des Besuchers | Kontakt mit dem Besucher im Namen des Kunden | Vertragserfüllung | Gemäß der Aufbewahrungsdauer der Gesprächsprotokolle der Website (30 bis 365 Tage) |
| Anträge auf Ausübung der Rechte nach der DSGVO und auf Wechsel des Anbieters: der Antragsteller, die Art der Prüfung seiner Identität, Daten, Fristen und das Ergebnis der Bearbeitung | Bearbeitung des Antrags und Nachweis seiner Bearbeitung | Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 12 DSGVO, Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854); berechtigtes Interesse am Nachweis der Einhaltung der Pflichten (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) | 5 Jahre ab der Bearbeitung (Frist, innerhalb derer für einen Verstoß eine Geldbuße verhängt werden kann, § 106 Abs. 3 des slowakischen Gesetzes Nr. 18/2018 Slg.) |
| Aufzeichnung über das Löschen eines Kontos oder einer Organisation: ein Hash (SHA-256) der E-Mail-Adresse oder des Namens, das Datum, der Grund, wer das Löschen verlangt hat, und die Kategorien der gelöschten Daten | Nachweis der Löschung und Antwort auf die Frage, ob Daten gelöscht wurden | Berechtigtes Interesse am Nachweis der Einhaltung der Pflichten (Art. 5 Abs. 2 und Art. 17 DSGVO) | 5 Jahre (§ 106 Abs. 3 des slowakischen Gesetzes Nr. 18/2018 Slg.) |
3 Herkunft der personenbezogenen Daten
Wir erheben personenbezogene Daten direkt bei Ihnen. Hat Sie ein Mitglied einer Organisation eingeladen, hat uns dieses Mitglied Ihre E-Mail-Adresse mitgeteilt. Wenn Sie sich mit Google oder Facebook anmelden oder registrieren, übermittelt uns die Google Ireland Limited bzw. die Meta Platforms Ireland Limited auf Ihre Veranlassung die Kennung, den Namen und die E-Mail-Adresse (Google auch, ob es die Adresse bestätigt hat); andere Profildaten (zum Beispiel das Profilbild) speichern wir nicht. Zahlungsdaten erhalten wir aus dem Auszug unseres Kontos bei der Fio banka, das Ergebnis der Prüfung der USt-IdNr. aus dem VIES-System der Europäischen Kommission. Notizen des Supports entstehen aus unserer Kommunikation mit Ihnen. Bei der Prüfung einer Anfrage, die Rolle des Inhabers zu erteilen, können wir Daten aus öffentlichen Registern verwenden (zum Beispiel aus dem Handelsregister).
4 Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung der für die Einrichtung eines Kontos erforderlichen Daten ist eine vertragliche Anforderung; ohne sie kann der Dienst nicht erbracht werden. Die Anmeldung mit Google oder Facebook ist freiwillig; Sie können Ihr Konto auch nur mit E-Mail-Adresse und Passwort nutzen.Die Bereitstellung der Rechnungsdaten bei der Bestellung eines kostenpflichtigen Tarifs ist gesetzlich vorgeschrieben; ohne sie kann keine Rechnung ausgestellt werden.
5 Empfänger
Personenbezogene Daten verarbeiten in unserem Auftrag Auftragsverarbeiter — Anbieter von Server-Hosting und des E-Mail-Dienstes mit Sitz und Rechenzentren in der Europäischen Union.
Die Funktionen künstlicher Intelligenz (KI-Chatbot, KI-Analyst, wöchentliche KI-Zusammenfassung, Themen und Antwortentwürfe des Feedbacks) betreiben wir auf unserem eigenen Server in der Europäischen Union; Fragen, Gespräche und Statistiken senden wir an keinen externen Anbieter von Modellen künstlicher Intelligenz. Die USt-IdNr. eines Kunden aus einem anderen Mitgliedstaat prüfen wir im VIES-System der Europäischen Kommission (übermittelt wird nur die USt-IdNr.). Zahlungen empfangen wir auf ein Konto bei der Fio banka, a. s., Zweigniederlassung einer ausländischen Bank; die Liste der Zahlungen lädt der Dienst über die nur lesende Schnittstelle der Bank herunter. Anderen Empfängern stellen wir Daten nur zur Verfügung, wenn uns eine Rechtsvorschrift dazu verpflichtet (zum Beispiel Behörden).
Wenn Sie die Anmeldung mit Google oder Facebook wählen, leiten wir Ihren Browser auf die Seite der Google Ireland Limited bzw. der Meta Platforms Ireland Limited weiter. Diese Unternehmen verarbeiten die Daten über Ihre Anmeldung (zum Beispiel, dass Sie sich bei Visitics anmelden) als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Richtlinien (Google, Meta). Beim Abschluss der Anmeldung übergibt ihnen unser Server nur den einmaligen Code oder das Zugriffstoken, das uns ihr Dienst ausgestellt hat, und die Zugangsdaten unserer Anwendung; andere personenbezogene Daten von Ihnen senden wir ihnen nicht. Die Anmelde- und Registrierungsseiten laden keine Inhalte dieser Unternehmen — Daten übergibt ihnen erst Ihr Browser nach dem Klick auf die Schaltfläche.
6 Übermittlung in Drittländer
Personenbezogene Daten werden ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet und nicht in Drittländer oder an internationale Organisationen übermittelt. Dies betrifft nicht die Verarbeitung, die Google und Meta bei der Anmeldung mit ihnen als eigenständige Verantwortliche durchführen (Abschnitt 5); darüber, einschließlich einer etwaigen Übermittlung in Drittländer, informieren deren Richtlinien.
7 Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling durch, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Die Antworten des KI-Analysten dienen nur Ihrer Information. Hinweise auf einen möglichen Missbrauch des Dienstes (zum Beispiel wiederholt falsche Passwörter oder ein ungewöhnlicher Anstieg der Besuche) beurteilt stets ein Supportmitarbeiter; automatisch gilt nur eine vorübergehende Begrenzung der Anmeldeversuche.
8 Cookies und Speicher im Browser
Die öffentlichen Seiten des Dienstes verwenden keine Cookies. Auf den Seiten für Anmeldung, Registrierung und Zurücksetzen des Passworts sowie nach der Anmeldung in der Übersicht wird ein unbedingt erforderliches Sitzungscookie __Host-visitics_s verwendet; es schützt die Formulare vor gefälschten Anfragen, ermöglicht den sicheren Abschluss einer Anmeldung mit Google oder Facebook und hält Sie angemeldet. Es erlischt beim Schließen des Browsers, bei der Abmeldung oder nach 12 Stunden Inaktivität. Nach einer Anmeldung kennzeichnet ein unbedingt erforderliches Sicherheitscookie __Host-visitics_d den Browser für 180 Tage als einen, mit dem Sie sich bereits angemeldet haben (eine zufällige Kennung und eine Signatur, ohne Namen und E-Mail-Adresse), damit fehlgeschlagene Anmeldeversuche anderer Sie in diesem Browser nicht aus Ihrem Konto aussperren können; es bleibt nach der Abmeldung bestehen und Sie können es in Ihrem Browser löschen. Bei einer passwortgeschützten geteilten Übersicht wird nach Eingabe des Passworts ein unbedingt erforderliches Cookie __Secure-vts_… gespeichert, das nur für die Adresse dieses Links gilt. Die Wahl des hellen oder dunklen Modus wird nur in Ihrem Browser gespeichert (localStorage) und nicht an uns gesendet. Diese Speicherung ist für die Erbringung des von Ihnen gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 109 Abs. 8 des slowakischen Gesetzes Nr. 452/2021 Slg. über elektronische Kommunikation). Die Besuche der öffentlichen Seiten können wir mit dem Dienst Visitics selbst messen — ohne Cookies und ohne Speicherung der IP-Adresse.
9 Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und das Recht, der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 Abs. 1). Der Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2). Die Einwilligung in den Empfang von Neuigkeiten und Angeboten können Sie jederzeit in den Kontoeinstellungen oder über den Link in jedem Angebot widerrufen; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung (Art. 7 Abs. 3).
Eine Kopie der personenbezogenen Daten Ihres Kontos können Sie in den Kontoeinstellungen herunterladen (eine JSON-Datei); andere Daten stellen wir Ihnen auf Antrag zur Verfügung. Ihr Konto können Sie in den Kontoeinstellungen selbst löschen; sind Sie der einzige Inhaber einer Organisation mit weiteren Mitgliedern, erteilen Sie zuerst einem anderen Mitglied die Rolle des Inhabers. Eine Organisation kann ihr Inhaber löschen; sie wird nach 7 Tagen gelöscht, während derer er sie wiederherstellen kann. Andere Anträge richten Sie bitte an info@esentra.sk. Wir bearbeiten einen Antrag unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl der Anträge können wir diese Frist um weitere zwei Monate verlängern, worüber wir Sie innerhalb des ersten Monats informieren (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, beim Amt für den Schutz personenbezogener Daten der Slowakischen Republik (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky), Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, einen Antrag auf Einleitung eines Verfahrens nach § 100 des Gesetzes Nr. 18/2018 Slg. über den Schutz personenbezogener Daten zu stellen oder bei einer anderen Aufsichtsbehörde im Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts Beschwerde einzulegen.
10 Besucher der Websites unserer Kunden
Besuchen Sie eine Website, die den Dienst Visitics nutzt, oder schreiben Sie ihrem KI-Chatbot, ist Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten der Betreiber dieser Website. Wir verarbeiten die Daten nur in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung. Die Messung verwendet keine Cookies und speichert weder die IP-Adresse noch die Browserkennung; Besuche werden mit einem Fingerabdruck gezählt, der sich jeden Tag ändert, und Rohdaten werden nach 30 Tagen gelöscht. Der KI-Chatbot stellt sich als künstliche Intelligenz vor, läuft auf unserem Server in der Europäischen Union, macht E-Mail-Adressen und Telefonnummern in Nachrichten automatisch unkenntlich, und seine Gesprächsprotokolle werden für die vom Betreiber der Website festgelegte Dauer (30 bis 365 Tage) aufbewahrt und nicht zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz verwendet. Das Gespräch wird im Browser erst nach dem Öffnen des Chats und nur bis zum Schließen des Tabs aufbewahrt. Beantworten Sie eine Umfrage, wird die Antwort mit dem Kontext des Besuchs (Seite, Gerät, Land) ohne dauerhafte Kennung gespeichert; E-Mail-Adressen und Telefonnummern im Text werden unkenntlich gemacht, und ein Kontakt wird nur mit Ihrer Einwilligung gespeichert. Anträge auf Wahrnehmung Ihrer Rechte richten Sie bitte an den Betreiber der Website; senden Sie sie an uns, leiten wir sie unverzüglich an ihn weiter.
11 Änderungen
Wir aktualisieren diese Hinweise bei jeder Änderung der Verarbeitung; die aktuelle Fassung ist stets mit Versionsangabe auf dieser Seite veröffentlicht.