Právne informácie · GDPR
Informácie o spracúvaní osobných údajov
1 Prevádzkovateľ
Prevádzkovateľom je Esentra, s.r.o., so sídlom Levočská 7711/47, 080 01 Prešov, IČO: 47 183 721, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Prešov, oddiel: Sro, vložka č. 28128/P, e-mail info@esentra.sk, telefón +421 948 479 339. Vo veciach ochrany osobných údajov nás kontaktujte na uvedenej e-mailovej adrese.
Tieto informácie sa týkajú osôb, ktoré majú účet v službe Visitics, sú kontaktnými osobami našich zákazníkov alebo navštívia stránky www.getvisitics.com. Ako sa spracúvajú údaje návštevníkov webov našich zákazníkov, uvádza časť 10.
2 Účely, právne základy a doba uchovávania
| Osobné údaje | Účel | Právny základ | Doba uchovávania |
|---|---|---|---|
| Meno, e-mailová adresa, odtlačok hesla (ak si heslo nastavíte), jazyk, čas posledného prihlásenia, súhlas s podmienkami a jeho verzia | Zriadenie a vedenie účtu, poskytovanie služby | Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) | Po dobu existencie účtu; účet, ktorý nie je členom žiadnej organizácie a do ktorého sa 12 mesiacov nikto neprihlásil, po upozornení e-mailom a uplynutí 30 dní zrušíme |
| Prihlásenie cez Google alebo Facebook, ak ho použijete: identifikátor, ktorý vám pridelil poskytovateľ, e-mailová adresa, ktorú poskytovateľ uviedol pri pripojení, čas pripojenia a posledného použitia; pri novom účte aj meno z profilu | Prihlásenie a registrácia bez hesla, pripojenie a odpojenie spôsobu prihlásenia, bezpečnostné upozornenie e-mailom na nové pripojenie | Plnenie zmluvy; oprávnený záujem na bezpečnosti účtov (upozornenie) | Do odpojenia v nastaveniach účtu alebo do zrušenia účtu; prístupové tokeny poskytovateľa sa neukladajú |
| Členstvo v organizácii, rola, pozvánky | Prístup k webom organizácie | Plnenie zmluvy | Po dobu trvania členstva; pozvánky najviac 37 dní |
| Nastavenie e-mailových prehľadov a upozornení | Zasielanie prehľadov a upozornení na problémy webu | Plnenie zmluvy | Po dobu trvania členstva; odhlásenie jedným kliknutím v každom e-maile |
| Aktívne prihlásenia: prehliadač, operačný systém, približné miesto (mesto, krajina) určené z IP adresy, ktorá sa neukladá, čas prihlásenia a poslednej aktivity | Prehľad prihlásení, odhlásenie na diaľku, ochrana účtu | Oprávnený záujem na bezpečnosti účtov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) | Do odhlásenia, najviac 14 dní |
| Dvojfázové overenie, ak ho zapnete: šifrované tajomstvo aplikácie a odtlačky záložných kódov | Ochrana účtu | Plnenie zmluvy | Po dobu zapnutia overenia |
| Bezpečnostné udalosti účtu: prihlásenia a neúspešné pokusy o prihlásenie, dočasné zablokovanie po nich, zapnutie a vypnutie dvojfázového overenia, zmena hesla a e-mailovej adresy, pripojenie a odpojenie spôsobu prihlásenia; pri každej udalosti zariadenie a približné miesto určené z IP adresy, ktorá sa neukladá | Prehľad pre vás v nastaveniach účtu, ochrana účtu, vybavenie požiadaviek na podporu, odhalenie zneužitia (napríklad opakovaných nesprávnych hesiel) | Oprávnený záujem na bezpečnosti účtov a služby (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) | 90 dní |
| Fakturačné údaje organizácie, výsledok overenia IČ DPH v systéme VIES, faktúry, výzvy na platbu a platby (aj po zrušení organizácie, s jej názvom) | Fakturácia a vedenie účtovníctva | Splnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR) podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty | 10 rokov od konca kalendárneho roka, ktorého sa týkajú |
| Platby prevodom z výpisu Fio banky (len platby s variabilným symbolom služby): dátum, suma, variabilný symbol, názov a číslo účtu platiteľa, správa pre prijímateľa | Párovanie platieb a aktivácia plánu | Plnenie zmluvy; splnenie zákonnej povinnosti (účtovníctvo) | 10 rokov od konca kalendárneho roka platby |
| Záznam zmien v organizácii a v účte (kto, čo a kedy zmenil — pri zmenách vykonaných zákazníkom bez IP adresy) vrátane zmien vykonaných našou podporou | Bezpečnosť a dohľadanie zmien | Oprávnený záujem na bezpečnosti a preukázateľnosti zmien | Zmeny vykonané zákazníkom v organizácii po dobu jej existencie; zmeny vykonané podporou a zmeny účtu mimo organizácie 2 roky; po zrušení účtu zostane v zázname namiesto e-mailovej adresy len číslo účtu |
| Súhlas s nahliadnutím podpory do prehľadov a záznam nahliadnutí: kto súhlas udelil alebo odvolal, jeho rozsah a doba, pracovník podpory, dôvod, čas a zobrazené stránky | Prístup podpory k údajom zákazníka len s jeho súhlasom alebo v núdzi a jeho kontrola (bod 9.4 podmienok, bod 7.3 Zmluvy o spracúvaní osobných údajov) | Plnenie zmluvy; oprávnený záujem na preukázateľnosti prístupov k údajom | Súhlasy a prehľad nahliadnutí po dobu existencie organizácie; záznam zobrazených stránok 2 roky |
| Žiadosť o udelenie roly vlastníka inému členovi organizácie: žiadateľ, doklad o jeho oprávnení konať za zákazníka (napríklad výpis z obchodného registra) a námietky vlastníkov | Obnovenie správy organizácie (bod 4.6 podmienok) | Oprávnený záujem zákazníka a náš na obnovení správy organizácie a na jej preukázaní | 2 roky |
| Odtlačok IP adresy a e-mailovej adresy pri pokusoch o prihlásenie, registráciu a obnovu hesla | Ochrana pred zneužitím a hádaním hesiel | Oprávnený záujem na bezpečnosti služby | Najviac 1 deň |
| Odkazy na overenie e-mailovej adresy, na potvrdenie novej e-mailovej adresy a na nové heslo (uložené len ako odtlačok) a nová e-mailová adresa do jej potvrdenia | Overenie vlastníctva e-mailovej adresy; pri zmene adresy upozornenie na pôvodnú adresu | Plnenie zmluvy; oprávnený záujem na bezpečnosti účtov (upozornenie) | 48 hodín, resp. 1 hodina |
| Správy v schránke služby vrátane oznámení o zmene podmienok (s časom doručenia a prečítania) | Podpora, žiadosti o plán, oznámenia o službe a o zmenách podmienok | Plnenie zmluvy; oprávnený záujem na komunikácii so zákazníkmi a na preukázaní doručenia oznámení | Po dobu existencie účtu; zrušením účtu sa vymažú |
| Komunikácia e-mailom s našou podporou | Podpora a vybavenie požiadaviek | Plnenie zmluvy; oprávnený záujem na komunikácii so zákazníkmi | Po dobu spolupráce a 4 roky po jej skončení (premlčacia doba podľa § 397 Obchodného zákonníka) |
| Interné poznámky podpory k vášmu účtu alebo organizácii (napríklad dohoda z telefonátu) | Nadväznosť a kvalita zákazníckej podpory | Oprávnený záujem na riadnej starostlivosti o zákazníkov | Po dobu existencie účtu, resp. organizácie |
| Záznam odoslaných e-mailov: adresa príjemcu, druh a predmet e-mailu, jazyk, výsledok doručenia a hlásenie poštového servera | Preukázanie a riešenie doručenia e-mailov (napríklad nedoručenej pozvánky) | Oprávnený záujem na spoľahlivom doručovaní e-mailov a na preukázaní doručenia oznámení | 90 dní |
| Adresy, ktoré poštový server odmietol ako neexistujúce alebo o ktorých nám dal ich držiteľ vedieť, že na ne nemáme písať | Ochrana doručiteľnosti e-mailov; na takú adresu posielame len správy, o ktoré ste práve požiadali (napríklad nové heslo), a oznámenia týkajúce sa zmluvy | Oprávnený záujem na spoľahlivom doručovaní e-mailov | Do odstránenia zo zoznamu alebo do zrušenia účtu, najviac 2 roky |
| Súhlas so zasielaním noviniek a ponúk e-mailom, ak ho udelíte: e-mailová adresa, čas a spôsob udelenia, znenie súhlasu, čas a spôsob odvolania | Zasielanie noviniek a ponúk služby Visitics e-mailom; preukázanie súhlasu | Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR a § 116 ods. 3 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách); záznam o súhlase: splnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a § 116 ods. 5 toho istého zákona) | Ponuky do odvolania súhlasu (v nastaveniach účtu, odkazom v každej ponuke alebo zrušením účtu); záznam o súhlase 4 roky od jeho odvolania |
| Otázky pre AI analytika | Vytvorenie odpovede v prehľade | Plnenie zmluvy | Po vytvorení odpovede sa neuchovávajú; eviduje sa len počet otázok v mesiaci (limit plánu) |
| Odpovede členov na žiadosti z AI chatbota a na spätnú väzbu s kontaktom: text a e-mailová adresa člena ako adresa pre odpoveď návštevníka | Kontakt s návštevníkom v mene zákazníka | Plnenie zmluvy | Podľa doby uchovávania prepisov webu (30 až 365 dní) |
| Žiadosti o výkon práv podľa GDPR a o zmenu poskytovateľa: žiadateľ, spôsob overenia jeho totožnosti, dátumy, lehoty a výsledok vybavenia | Vybavenie žiadosti a preukázanie jej vybavenia | Splnenie zákonnej povinnosti (čl. 12 GDPR, čl. 25 nariadenia (EÚ) 2023/2854); oprávnený záujem na preukázaní splnenia povinností (čl. 5 ods. 2 GDPR) | 5 rokov od vybavenia (lehota, v ktorej možno za porušenie uložiť pokutu, § 106 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z.) |
| Záznam o zrušení účtu alebo organizácie: odtlačok (SHA-256) e-mailovej adresy alebo názvu, dátum, dôvod, kto o zrušenie požiadal a kategórie vymazaných údajov | Preukázanie vymazania a odpoveď na otázku, či boli údaje vymazané | Oprávnený záujem na preukázaní splnenia povinností (čl. 5 ods. 2 a čl. 17 GDPR) | 5 rokov (§ 106 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z.) |
3 Zdroj osobných údajov
Osobné údaje získavame priamo od vás. Ak vás do organizácie pozval jej člen, vašu e-mailovú adresu nám poskytol on. Ak sa prihlásite alebo zaregistrujete cez Google alebo Facebook, identifikátor, meno a e-mailovú adresu (Google aj informáciu, či adresu overil) nám na váš pokyn poskytne Google Ireland Limited, resp. Meta Platforms Ireland Limited; iné údaje z profilu (napríklad profilovú fotografiu) neukladáme. Údaje o platbách získavame z výpisu bankového účtu vo Fio banke a výsledok overenia IČ DPH zo systému VIES Európskej komisie. Poznámky podpory vznikajú z našej komunikácie s vami. Pri overení žiadosti o udelenie roly vlastníka môžeme použiť údaje z verejných registrov (napríklad z obchodného registra).
4 Povinnosť poskytnúť osobné údaje
Poskytnutie údajov na zriadenie účtu je zmluvnou požiadavkou; bez nich službu nemožno poskytovať. Prihlásenie cez Google alebo Facebook je dobrovoľné; účet môžete používať aj len s e-mailovou adresou a heslom. Poskytnutie fakturačných údajov pri objednávke plateného plánu je zákonnou požiadavkou; bez nich nemožno vystaviť faktúru.
5 Príjemcovia
Osobné údaje spracúvajú v našom mene sprostredkovatelia — poskytovatelia serverového hostingu a e-mailovej služby so sídlom a dátovými centrami v Európskej únii.
Funkcie umelej inteligencie (AI chatbot, AI analytik, týždenné AI zhrnutie, témy a návrhy odpovedí spätnej väzby) prevádzkujeme na vlastnom serveri v Európskej únii; otázky, rozhovory ani štatistiky neposielame žiadnemu externému poskytovateľovi modelov umelej inteligencie. IČ DPH odberateľa z iného členského štátu overujeme v systéme VIES Európskej komisie (odovzdá sa len IČ DPH). Platby prijímame na účet vo Fio banke, a. s., pobočke zahraničnej banky; zoznam platieb služba sťahuje cez rozhranie banky určené len na čítanie. Iným príjemcom údaje poskytujeme len vtedy, ak nám to ukladá právny predpis (napríklad orgánom verejnej moci).
Ak zvolíte prihlásenie cez Google alebo Facebook, váš prehliadač presmerujeme na stránku spoločnosti Google Ireland Limited, resp. Meta Platforms Ireland Limited. Tieto spoločnosti spracúvajú údaje o vašom prihlásení (napríklad to, že sa prihlasujete do služby Visitics) ako samostatní prevádzkovatelia podľa svojich zásad (Google, Meta). Náš server im pri dokončení prihlásenia odovzdá len jednorazový kód alebo prístupový token, ktorý nám ich služba vydala, a prihlasovacie údaje našej aplikácie; iné vaše osobné údaje im neposielame. Stránky prihlásenia a registrácie nenačítavajú žiadny obsah od týchto spoločností — údaje im odovzdá až váš prehliadač po kliknutí na tlačidlo.
6 Prenos do tretích krajín
Osobné údaje sa spracúvajú výlučne v Európskej únii a neprenášajú sa do tretích krajín ani medzinárodným organizáciám. Netýka sa to spracúvania, ktoré pri prihlásení cez Google alebo Facebook vykonávajú tieto spoločnosti ako samostatní prevádzkovatelia (časť 5); informácie o ňom vrátane prípadného prenosu do tretích krajín uvádzajú ich zásady.
7 Automatizované rozhodovanie
Neuskutočňujeme automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by malo voči vám právne účinky alebo by vás podobne významne ovplyvňovalo (čl. 22 GDPR). Odpovede AI analytika slúžia len ako informácia pre vás. Upozornenia na možné zneužitie služby (napríklad opakované nesprávne heslá alebo neobvyklý nárast návštevnosti) posudzuje vždy pracovník podpory; automaticky sa uplatňuje len dočasné obmedzenie počtu pokusov o prihlásenie.
8 Súbory cookies a úložisko v prehliadači
Verejné stránky služby nepoužívajú súbory cookies. Na stránkach prihlásenia, registrácie a obnovy hesla a po prihlásení do prehľadu sa použije jedna nevyhnutná cookie relácie __Host-visitics_s; chráni formuláre pred podvrhnutím požiadavky, umožní bezpečne dokončiť prihlásenie cez Google alebo Facebook a udržiava prihlásenie. Zanikne zatvorením prehliadača, odhlásením alebo po 12 hodinách nečinnosti. Po prihlásení nevyhnutná bezpečnostná cookie __Host-visitics_d na 180 dní označí prehliadač ako taký, z ktorého ste sa do účtu už prihlásili (náhodný identifikátor a podpis, bez mena a e-mailovej adresy), aby vás neúspešné pokusy o prihlásenie od iných nemohli v tomto prehliadači z účtu zamknúť; zostáva aj po odhlásení a vymazať ju môžete v prehliadači. Pri zdieľanom prehľade chránenom heslom sa po zadaní hesla uloží nevyhnutná cookie __Secure-vts_… platná len pre adresu daného odkazu. Voľba svetlého alebo tmavého režimu sa ukladá len vo vašom prehliadači (localStorage) a neodosiela sa nám. Ide o ukladanie nevyhnutné na poskytnutie služby, o ktorú ste požiadali (§ 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách). Návštevnosť verejných stránok môžeme merať samotnou službou Visitics — bez súborov cookies a bez ukladania IP adresy.
9 Vaše práva
Máte právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 GDPR), na ich opravu (čl. 16), vymazanie (čl. 17), obmedzenie spracúvania (čl. 18), prenosnosť (čl. 20) a právo namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21 ods. 1). Proti spracúvaniu na účely priameho marketingu môžete namietať kedykoľvek (čl. 21 ods. 2). Súhlas so zasielaním noviniek a ponúk môžete kedykoľvek odvolať v nastaveniach účtu alebo odkazom v každej ponuke; odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním (čl. 7 ods. 3).
Kópiu osobných údajov svojho účtu si môžete stiahnuť v nastaveniach účtu (súbor JSON); ostatné údaje vám poskytneme na žiadosť. Účet môžete zrušiť sami v nastaveniach účtu; ak ste jediným vlastníkom organizácie s ďalšími členmi, najprv udeľte rolu vlastníka inému členovi. Organizáciu môže zrušiť jej vlastník; vymaže sa po 7 dňoch, počas ktorých ju môže obnoviť. Ostatné žiadosti zasielajte na info@esentra.sk. Žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca; vzhľadom na zložitosť a počet žiadostí môžeme túto lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom vás v prvej lehote informujeme (čl. 12 ods. 3 GDPR). Ak sa domnievate, že spracúvanie je v rozpore s GDPR, máte právo podať návrh na začatie konania podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, alebo sťažnosť inému dozornému orgánu v členskom štáte vášho pobytu.
10 Návštevníci webov našich zákazníkov
Ak navštívite web, ktorý používa službu Visitics, alebo napíšete jeho AI chatbotovi, prevádzkovateľom vašich osobných údajov je prevádzkovateľ tohto webu. My údaje spracúvame len v jeho mene ako sprostredkovateľ na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Meranie nepoužíva súbory cookies a neukladá IP adresu ani identifikátor prehliadača; návštevy sa počítajú pomocou odtlačku, ktorý sa mení každý deň, a surové záznamy sa mažú po 30 dňoch. AI chatbot sa predstaví ako umelá inteligencia, beží na našom serveri v Európskej únii, e-mailové adresy a telefónne čísla v správach automaticky maskuje a prepis rozhovoru sa uchováva po dobu, ktorú určí prevádzkovateľ webu (30 až 365 dní), a nepoužíva sa na trénovanie modelov umelej inteligencie. Rozhovor sa v prehliadači uchová až po otvorení chatu, a to len do zatvorenia karty. Ak odpoviete na prieskum, odpoveď sa uloží s kontextom návštevy (stránka, zariadenie, krajina) bez trvalého identifikátora; e-mailové adresy a telefónne čísla v texte sa zamaskujú a kontakt sa uloží len s vaším súhlasom. Žiadosti o výkon práv adresujte prevádzkovateľovi webu; ak ich zašlete nám, bezodkladne mu ich postúpime.
11 Zmeny
Tieto informácie aktualizujeme pri zmene spracúvania; aktuálne znenie je vždy zverejnené na tejto stránke s uvedením verzie.